Digitális archiválás - Van hova fejlődni a magyar cégeknek
Az EDITEL nemrég végzett kutatása azt vizsgálta, hogy a vállalatok körében mennyire elterjedt a digitális archiválás, megbíznak-e a felhőalapú szolgáltatásban, és hogy készek-e elhagyni a papírt, mely fontos szempont a fenntarthatósági célok elérésében is.

 

A digitális archiválást ma már egyre több helyen alkalmazzák, ami nemcsak a koronavírus-járvány egyik velünk maradt pozitívuma, hanem fontos lépés lehet a cégek fenntarthatósági törekvéseinek figyelembevételénél is. Épp ezért az EDITEL több mint 100 magyarországi telephellyel rendelkező céget kérdezett meg ebben a témakörben. A kutatásra összesen 16 különböző szektorból, és többségében senior alkalmazottaktól, középvezetőktől, illetve felsővezetőktől érkeztek válaszok.

Meglepő eredmény, hogy a megkérdezett cégek egyharmadának nincs kialakult folyamatszabályozási rendszere az archiválásra, negyedük nem is archiválja digitálisan a dokumentumokat, sőt, majdnem 15 százaléknál már veszett is el emiatt fontos irat. Aki viszont archivál, az többségében jogi dokumentumokat (95,7 százalék), számlákat (91,4 százalék), teljesítési igazolásokat (73,1 százalék), valamint audit anyagokat (71 százalék).

 

 

A digitális archiválásra azonban több megoldás létezik. A kérdőív arra is kitért, hogy azok a kitöltők, akiknél már van ilyen rendszer, milyen szempontok alapján döntöttek. A válaszadók számára a három legfontosabb tulajdonság az a könnyű kezelhetőség, a hozzáférhetőség, és a kereshetőség volt. De a döntéshozatalnál nemcsak ezek, hanem az archiváló rendszert biztosító cég piaci helyzete, illetve az általuk kínált garancia is jelentős tényező volt.

A megkérdezett cégek 57 százaléka megbízik a felhőalapú szolgáltatásban, 43 százalékuk azonban a lokális rendszert tartotta a cég igényeihez inkább megfelelőnek. A koronavírus-járvány home office-os időszaka után már nemcsak a digitális archiválás, hanem az elektronikus adatcsere is egyre fontosabb egy hatékony cég működésében.

Ezek a rendszerek alkalmasak az egymástól különálló, de együttműködő szervezetek – például a partnerek vagy az ügyfelek – szerződéseik, számláik elektronikus kezelésére, majd azok archiválására is. A vállalati kommunikáció leegyszerűsödik, a digitálisan archivált dokumentumok nemhogy nem vesznek el, de kereshetőek is lesznek, amivel nemcsak hatékonyabbá válnak a cég belső munkafolyamatai, hanem fenntarthatóbbá is válik a napi működés.

(Forrás: Editel)

(Nyitókép: Adobe Stock)

Jobb stratégiai döntéseket és több ügyfelet hoz az adatvezérelt üzleti szemlélet
A digitalizációra, a mesterséges intelligenciára és a gépi tanulásra építő üzleti, technológiai megoldások ma már nélkülözhetetlen eszközei egy sikeres vállalatnak. Ugyanakkor az alapot jelentő céges adatvagyonnal sokkal kevesebbet foglalkoznak.
Tablettel irányított, a felszállástól leszállásig tartó teljesen automata repülés
Sikeres, teljesen automata repülést hajtott végre az Airbus Helicopters Marignane-ban, amelynek célja a még fejlesztés alatt lévő új műszaki megoldások tesztelése volt.
A Microsoft mesterséges intelligencia megoldásával növeli hatékonyságát a Schneider Electric
A generatív mesterséges intelligencia (MI) kínálta lehetőségeket is kihasználja a Schneider Electric, hogy hatékonyabbá tegye működését és az új megoldások kifejlesztését. A vállalat törekvéseit a Microsoft Azure OpenAI megoldásával támogatja.
Növekvő kiberfenyegetettség – felértékelődik a megelőzés, és a gyors reakció
A kiberbűnözők egyre többször veszik célba az informatikai és a fizikai ellátási láncokat, tömeges kibertámadásokat indítanak, és új módszereket találnak arra, hogy pénzt zsaroljanak ki a kis- és nagyvállalatokból. A legtöbb zsarolóprogram-támadás során személyes vagy kényes üzleti adatokat tulajdonítanak el zsarolás céljából.
A mobil robotokat is hálózatba kötik
Az Ipar 4.0 és az Intralogisztika 4.0. megváltoztatja a termelési környezetet, és ezáltal hatással van az AGV-kre (Automated Guided Vehicles – automatizált irányított járművek) és az AMR-ekre (Autonomous Mobile Robots – autonóm mobil robotok).