Digitális archiválás - Van hova fejlődni a magyar cégeknek
Az EDITEL nemrég végzett kutatása azt vizsgálta, hogy a vállalatok körében mennyire elterjedt a digitális archiválás, megbíznak-e a felhőalapú szolgáltatásban, és hogy készek-e elhagyni a papírt, mely fontos szempont a fenntarthatósági célok elérésében is.

 

A digitális archiválást ma már egyre több helyen alkalmazzák, ami nemcsak a koronavírus-járvány egyik velünk maradt pozitívuma, hanem fontos lépés lehet a cégek fenntarthatósági törekvéseinek figyelembevételénél is. Épp ezért az EDITEL több mint 100 magyarországi telephellyel rendelkező céget kérdezett meg ebben a témakörben. A kutatásra összesen 16 különböző szektorból, és többségében senior alkalmazottaktól, középvezetőktől, illetve felsővezetőktől érkeztek válaszok.

Meglepő eredmény, hogy a megkérdezett cégek egyharmadának nincs kialakult folyamatszabályozási rendszere az archiválásra, negyedük nem is archiválja digitálisan a dokumentumokat, sőt, majdnem 15 százaléknál már veszett is el emiatt fontos irat. Aki viszont archivál, az többségében jogi dokumentumokat (95,7 százalék), számlákat (91,4 százalék), teljesítési igazolásokat (73,1 százalék), valamint audit anyagokat (71 százalék).

 

 

A digitális archiválásra azonban több megoldás létezik. A kérdőív arra is kitért, hogy azok a kitöltők, akiknél már van ilyen rendszer, milyen szempontok alapján döntöttek. A válaszadók számára a három legfontosabb tulajdonság az a könnyű kezelhetőség, a hozzáférhetőség, és a kereshetőség volt. De a döntéshozatalnál nemcsak ezek, hanem az archiváló rendszert biztosító cég piaci helyzete, illetve az általuk kínált garancia is jelentős tényező volt.

A megkérdezett cégek 57 százaléka megbízik a felhőalapú szolgáltatásban, 43 százalékuk azonban a lokális rendszert tartotta a cég igényeihez inkább megfelelőnek. A koronavírus-járvány home office-os időszaka után már nemcsak a digitális archiválás, hanem az elektronikus adatcsere is egyre fontosabb egy hatékony cég működésében.

Ezek a rendszerek alkalmasak az egymástól különálló, de együttműködő szervezetek – például a partnerek vagy az ügyfelek – szerződéseik, számláik elektronikus kezelésére, majd azok archiválására is. A vállalati kommunikáció leegyszerűsödik, a digitálisan archivált dokumentumok nemhogy nem vesznek el, de kereshetőek is lesznek, amivel nemcsak hatékonyabbá válnak a cég belső munkafolyamatai, hanem fenntarthatóbbá is válik a napi működés.

(Forrás: Editel)

(Nyitókép: Adobe Stock)

Új tulajdonságú anyagok, eltérő elveken működő eszközök - ez a nanotechnológia
A nanotechnológia vívmányai mára az élet és a tudomány minden területén jelen vannak a hétköznapi naptejektől az élelmiszer- és ruhaiparon át a génsebészetig. A globális nanotechnológiai piac értéke 2025-re elérheti a 306 milliárd eurót.
Káosztól a kontrollig: komplex modellek megszelídítése
Önnel is megesett már, hogy összeomlott a szoftvere egy nagy összeállítási modell betöltésekor? Vagy, hogy az alkatrészmodellek nem kapcsolódtak az ERP-vel? Előfordult-e már Önnel, hogy nem tudott lefuttatni bizonyos vizsgálatokat a komplex termékeken, mint például tömegszámítás, vagy ütközésvizsgálat?
BMW GROUP CAREERS IN FEBRUARY
At the BMW Group, everything starts with passion. It turns a profession into a vocation. It drives us to keep reinventing mobility and bring innovative ideas onto the roads. Enthusiasm for joint projects turns a team into a strong unit where every opinion is valued. It is only when expertise, highly professional processes and enjoyment of work unite that we can shape the future together.
Technológiák, melyekre már most érdemes figyelmet fordítani
Háború, járvány, recesszió, válság. Vállalat legyen a talpán, aki ilyen körülmények között jól tud teljesíteni. A krízisben azonban ott van a lehetőség is, hiszen aki megtalálja a legjobb módszert a túlélésre, az versenyelőnyre tehet szert.
A BMW a jövőbe a dolgozóit is magával viszi
Gőzerővel halad a BMW Group Gyár Debrecen építése, ahol elsőként a keleti adatközpont épületét fogják átadni, várhatóan egy hónapon belül, ahova átadás után az informatikai részleg fog beköltözni.