Azonban az így érkező harmadik országbeli – például kínai, vietnámi, mexikói vagy koreai – kollégák itteni foglalkoztatása sokkal több annál, mint sima HR-adminisztráció: az adózás és társadalombiztosítás számos bonyolult szabályt, rengeteg buktatót és súlyos bírságkockázatot is rejt. A KPMG szerint azonban tudatos tervezéssel ezek elkerülhetőek és megalapozható a sikeres együttműködés vállalatok és munkavállalóik közt egyaránt.

A vállalaton belüli áthelyezések mögötti valóság

A vállalaton belüli áthelyezés (Intra-Corporate Transfer, röviden: ICT) célú engedély lényege, hogy a munkavállaló hivatalosan a külföldi anyavállalat alkalmazottja marad, de közben egy magyarországi leányvállalatnál vagy fióktelepnél dolgozik. A magyar jog szerint ilyen esetben alapbért a magyar társaság nem fizetheti részére, csak meghatározott juttatásokat (például lakhatási támogatást) adhat.

Ami azonban meglepő lehet: ha a dolgozó évente 183 napnál többet tölt Magyarországon vagy a magyar társaság tekinthető a gazdasági munkáltatójának (általában mindkét előbbi feltétel fennáll egy hosszú távú kiküldetés esetén), a külföldi forrásból származó bér is magyar szja-köteles lesz. Mindezek mellett a magyar társadalombiztosítási járulék- és szociális hozzájárulási adó (tb-járulékfizetés) is felmerülhet kötelezettségként.

A társadalombiztosítási szabályok különösen összetettek. Amennyiben nincs érvényes szociális biztonsági egyezmény a küldő országgal, vagy a kiküldetés meghaladja a két évet, a dolgozó magyar tb-jogviszonyba kerül, és járulékfizetési kötelezettsége keletkezik. Fontos megjegyezni, hogy a járulékokat alapesetben a külföldi munkáltatónak kell bevallani és befizetni, de ha ezt elmulasztja, a felelősség a magánszemélyre hárul.

A külföldi szakembere foglalkoztatása a vállalatok számára egyszerre jelent szakmai előnyt és komoly adminisztratív kihívást

Abban az esetben, ha van egyezmény az országok között, akkor a dolgozó a küldő ország által kiállított biztosítási jogviszony igazolással mentesülhet a magyar társadalombiztosítás alól. Ezt az igazolást minden esetben be kell mutatni a magyar hatóságoknak, és nyilvántartásba kell venni, különben a magyar tb-jogviszony automatikusan létrejön.

További kérdésként merülhet fel a harmadik országbeliek esetében a kettős adózás. Az ennek elkerüléséről szóló egyezmények szerencsére sok országgal léteznek, de ez nem mentesít a magyar szja-, tb- és adminisztrációs kötelezettségek alól. Mégis, a tapasztalatok szerint számos céges mulasztás fakad abból, hogy a bérszámfejtés vagy HR „továbbpasszolja” a kérdést, hiszen „külföldről jön a bér”.

Tipikus hibák, amiket érdemes elkerülni

Noha a szabályok egyértelműek, mégis számtalan cég szembesül olyan gyakori problémákkal, amelyek akár NAV ellenőrzéseken is visszaköszönhetnek, és utólagos adó-, tb- és adminisztrációs vitákat, visszamenőleges fizetési kötelezettségeket is eredményezhetnek. Többek közt ilyen:

• Az adóilletőség téves megállapítása – például nincs vezetett utazási napló, hiányzik az illetőségigazolás, vagy két országban is vonják az adót, ami kettős adózáshoz vezet;
• A társadalombiztosítási regisztráció elmaradása – például a cégnél csak a kiküldő országban fizetnek tb-t, miközben a magyar jog szerint már az első naptól járulékfizetés lenne szükséges;
• A kötelező havi és éves bevallások hiányos vagy késedelmes elkészítése, ami szankcióval, késedelmi pótlékkal járhat;
• Rossz jogviszony-besorolás: ICT-engedélyes státuszban nem lehet például magyar munkaszerződést kötni, és így magyar munkabér sem folyósítható részükre a fogadó fél által.

Azonban, ha a munkáltató és a munkavállaló odafigyel az alábbiakra, könnyen elkerülhetőek azok az adminisztratív aggályok és hibák, amelyek a vállalat és a munkavállaló életét is megnehezíthetik:

• Szükséges ellenőrizni, hogy van-e ICT-engedélyes munkavállaló a vállalatnál, és pontosan mely országban biztosított, milyen hosszú a kiküldetése.
• Tisztázni kell, hogy van-e szociális biztonsági egyezmény a két ország között. Ha ilyen létezik, szükséges bekérni és nyilvántartani a küldő ország által kiállított biztosítási jogviszony-igazolást.
• A magyar jog szerint az adminisztratív bejelentések, a havi járulékbevallás és az adóbevallás teljesítése kötelező, ezek elmulasztása elsősorban a magánszemélyre és az őt fogadó társaságra nézve jár negatív következményekkel.
• Az adminisztratív teendők elvégzése után ajánlott folyamatosan figyelemmel kísérni a kiküldetés hosszát, valamint naprakészen tartani a szerződéseket, igazolásokat.

Fontos hangsúlyozni, hogy a magyar szabályozásban nem létezik a „shadow payroll” intézménye. Ez azt jelenti, hogy a külföldi társaság által nyújtott juttatások esetében sem az szja, sem a tb levonása nem történhet meg a szokásos magyar bérszámfejtésen keresztül; ezekre speciális eljárási szabályokat kell alkalmazni.

Ha kérdés van, szakemberhez kell fordulni

A magyarországi ICT-engedéllyel történő foglalkoztatás – jelenleg legnagyobb számban kínai, koreai vagy vietnámi munkavállalókkal – a vállalatok számára egyszerre jelent szakmai előnyt és komoly adminisztratív kihívást. A bonyolult adó- és társadalombiztosítási szabályok nem ismerete, az adminisztrációs hibák, vagy a szociális biztonsági egyezmények hiánya jelentős pénzügyi és jogi kockázatot rejtenek.

Az áthelyezések, kiküldetések előtt tehát hasznos lehet felkeresni azokat a szakembereket, akik adó, tb és migrációs kérdésekben is jártasok, mivel a tapasztalatok azt mutatják, hogy sokkal összetettebb feladat is lehet egy ilyen folyamat lemenedzselése, mint egy rutinszerű HR vagy bérszámfejtési gyakorlat.

Minden áthelyezés, kiküldetés előtt érdemes tapasztalt adó-, tb- és migrációs szakértőhöz fordulni. A tapasztalat azt mutatja, hogy nem érdemes kizárólag a HR vagy bérszámfejtés rutinszerű gyakorlatára hagyatkozni. A magyar jogszabályi környezet folyamatosan változik, az elvárások szigorodnak – csak tudatos tervezéssel, naprakész tudással és alapos előkészítéssel garantálható a sikeres, kockázatmentes együttműködés Magyarországon.

| Illusztrációk: Adobe Stock