Az utóbbi hetekben egyre több nemzetközi és hazai vállalat dolgozott ki vagy vezetett már be megelőző intézkedéseket a koronavírus terjedésével összefüggésben, hogy felkészüljön azokra az esetekre, amelyek egy súlyosabb járványhelyzetben a vállalat működését kritikusan befolyásolnák vagy ellehetetlenítenék. A Netlock tapasztalatai szerint a legtöbb vállalat működése nagymértékben függ az aláírásra jogosult vezető – multinacionális vállalat esetén az aláírásra jogosult menedzsmenttagok – elérhetőségétől, lényegében attól, hogy az adott vezető képes-e egy papíron lévő okmányt aláírni, hitelesíteni.
Ha nem tud aláírni a vezető, akadozik a működés
„A vezető távolléte még a teljesen hétköznapi esetekben – például nyaralás, külföldi út vagy rövidebb betegség – is megakaszthat egy-egy folyamatot, ha szükséges a cégvezető aláírása. Mindez könnyen áthidalható lenne akkor, ha a vezetők elektronikusan írnának alá. Különösen fontos lehet mindez hazánkban, ahol sok esetben a folyamatok túladminisztráltak” – mondta el Somkuti András a Docler Holding elnök-vezérigazgatója és az e-aláírás-specialista Netlock ügyvezetője.
„Nagyon reméljük, hogy a koronavírus nem okoz az eddigieknél súlyosabb helyzetet Európában, Magyarországon és a világ más részein sem, de az teljesen természetes, hogy most sok vállalat készül fel vagy vezet be megelőző intézkedéseket hasonlóan, ahogy más esetleges krízishelyzet kapcsán. A higiéniai és egészségügyi intézkedések mellett van olyan cég, ahol korlátozzák az utazásokat és javasolják a kollégáknak és beszállítóknak, hogy intézzék az ügyeiket video konferencián, minimalizálják a személyes találkozókat." – fejtette ki a szakember.
Somkuti kiemelte: "Azonban arra talán kevesebben gondolnak, hogy az olyan digitális megoldások – mint például az elektronikus aláírási képesség biztosítása a vezetők részére – hatékony segítséget jelenthetnek, ha a helyzet megkívánja." Hozzátette, hogy az e-aláíró megoldásokat alkalmazó partnereiknél elsősorban nem a válsághelyzetekre való felkészülés, hanem a hétköznapi munka hatékonyabbá tétele, a vállalati folyamatok gyorsítása, a papírmentesség és költséghatékonyság miatt alkalmazzák a megoldást. Az e-aláírás jogilag éppen olyan hiteles, mintha tollal, papíron írtunk volna alá, de nincs szükség személyes jelenlétre, nyomtatására, papírra.
A cégvezető bárhol, bármikor, akár tömegesen is hitelesíthet dokumentumokat. Ilyen tekintetben a digitalizáció, az e-aláírás alkalmazása a válsághelyzetekre történő felkészülést is segítheti. Az e-aláírás adott esetben – például tömeges megbetegedések miatt elrendelt karantén vagy otthoni munkavégzés esetén – képes biztosítani, hogy egy szerződést, megrendelést, munkajogi dokumentumot, határidős tendert, teljesítési igazolást vagy akár adóügyi bizonylatot hitelesíteni tudjon a cégjegyzésre jogosult képviselő.
A Netlock szerint minden vállalatnál érdemes végiggondolni, hogy az aláírásra jogosult vezetők számára kiváltsanak e-aláíró tanúsítványt, amelyre – remélhetőleg nem egy krízishelyzet, hanem – az egyre digitalizálódó üzleti folyamatok, a papírmentes és zöldebb folyamatok, a gyorsabb és a költséghatékonyabb működés miatt lesz szükség. Akár távolról is kiváltható ún. fokozott – Magyarországon korlátozás nélkül érvényes – e-aláíró tanúsítvány, amelynek birtokában egy kényelmesen használható, interneten elérhető webes e-aláíró felület segítségével, akár okostelefonon keresztül is aláírható bármilyen dokumentum.
Az uniós és globális szinten is teljes körben elfogadott ún. minősített e-aláíró tanúsítvány kiváltásához személyes megjelenésre van szükség, de akár arra is lehetőség van, hogy a Netlock szakemberei keressék fel az ügyfelet a szükséges személyes azonosítás céljából.
